Informační systém

Případová studie o zprůhlednění všech činností, provázání celé společnosti a vnesení struktury i řádu do firemních procesů.

Začátek implementace: 07/2004

Konec implementace: 01/2005
Počet zaměstnanců: 60
Počet uživatelů QI: 40

NEKO KLIMA, s. r. o.

Sídlo v panelákové kočárkárně, dva společníci bez dalších zaměstnanců a nářadí půjčené od rodičů – to byla jihlavská NEKO KLIMA ve svých začátcích. Během 30 let se vypracovala na přední tuzemskou společnost v oboru klimatizace: nyní má střediska v Praze i Jihlavě, řídí největší českou montážní a servisní síť zaměřenou na klimatizace, navíc nedávno přesáhla roční obrat 300 milionů Kč. Společnost nabízí komplexní služby: tedy projektování, dodávky, montáže a údržby klimatizačních zařízení pro datová centra, kancelářské a obchodní prostory i průmyslové provozy.

NEKO KLIMA poskytuje a servisuje vzduchotechniku datovým centrům klíčových telekomunikačních společností na našem území (T-Mobile Czech Republic, CETIN, Vodafone Czech Republic nebo České Radiokomunikace) a průmyslových podniků (například BOSCH DIESEL, koncern KRONOSPAN, Fatra). V neposlední řadě klimatizuje třeba kanceláře Českého hydrometeorologického ústavu.

Přes krabici od bot ke QI

V dobách, kdy počítače nepatřily k běžné výbavě firem ani domácností, vedla NEKO KLIMA kartotéku servisních zásahů v krabicích od bot. „Informace nešlo dohledávat dostatečně rychle, pozvolně tedy nastal přechod na Excel, Microsoft Access a další jednoduché databázové softwary. Nakonec jsme dospěli k závěru, že musíme sofistikovaným řešením podchytit sklady, účetnictví i mzdy. Na veletrhu zrovna vystavoval informační systém QI, a tak se dostal do našeho výběrového řízení,“ vzpomíná zakladatel a jednatel Ing. Libor Kovář. Ze čtyř účastníků QI nakonec vzešlo jako vítěz. „Pokud to jde, snažíme se upřednostňovat české firmy. Důležité pro nás bylo i lokální hledisko – implementační partner původně sídlil kousek od nás,“ vysvětluje Kovář.

Růst firmy s téměř stejným počtem zaměstnanců

NEKO KLIMA poskytuje komplexní služby. K jejich co nejpřesnějšímu plnění dopomáhá QI: ve společnosti pokrývá a propojuje většinu oblastí. Pozitivně ovlivnilo například organizaci zákaznické agendy. „Systém vygeneruje evidenční číslo zakázky, které se pak jako červená nit táhne celým obchodním případem, tedy od prvotního kontaktu přes faktury až po archiv,“ popisuje jednatel a obchodní ředitel Petr Mísař. Různé části zakázky jsou tak propojeny – a to i se sklady a účetnictvím, kde QI sehrává zásadní roli. „Na obrat 100 milionů Kč jsme potřebovali dvě účetní. Dnes je trojnásobný, proto poměrem vzrostl i objem dokladů ke zpracování, které je s QI automatizované. I při tomto patrném nárůstu agendy se počet zaměstnanců v účtárně navýšil pouze o jednu osobu,“ porovnává Mísař.

Systém pro všechny

QI data zpracovává a vyhodnocuje komplexně, vše ale začíná u jednotlivých uživatelů. „Údaje v systému dohledávám ještě před přípravou ranní kávy. Ihned vím, kolik mám odsouhlasit faktur, zároveň zjišťuji, kdo do této chvíle nezaplatil nám. Kontroluji i akce ve skluzu, které se objevují v souhrnné tabulce. Při zadávání termínů počítáme s časovou rezervou, je to tedy takové avízo, abychom vše začali řešit s předstihem,“ říká Mísař.

K usnadnění každodenních činností QI pomáhá de facto všem zaměstnancům. Z principu zaměření společnosti většina lidí pracuje v terénu, třeba při zmiňovaném servisu klimatizačního zařízení. NEKO KLIMA proto využívá mobilní aplikaci k vykazování práce i jízd, data se načítají do QI. Cestu je možné přerušovat, přehled a přesnost zajišťuje napojení na GPS. „Dříve jsme vše museli vypisovat na papíry, dávat dohromady jakékoli podklady bylo složité. Dnes máme v QI propojené výkazy práce, cesťáky i docházku. Také vidíme, na čem zaměstnanec konkrétně dělá a kolik toho reálně zvládne. Práci vykazujeme i do obchodních případů, což nám usnadňuje zmíněné evidenční číslo,“ popisuje Mísař.

Rychlejší zpracování mezd

Oproti dřívějšímu stavu, kdy se docházková agenda řešila v Excelu, je stávající řešení organizované. Protože společnost ve svých střediscích využívá docházkové terminály, data jsou součástí systému hned od jejich pořízení. Údaje lze zadávat také prostřednictvím mobilní aplikace. Mzdová účetní pak výsledek pouze zkontroluje. „Nezrychlilo se jen zpracování v účtárně, QI především šetří čas všem, kteří podklady pro docházku chystají,“ říká Kovář. Včetně veškeré přípravy, schvalování a konečného zadání v účtárně jsou mzdy hotové během dvou dní. „Za pozornost stojí, že i když zpracováváme podklady pro více lidí, zabere nám tato agenda méně času. Dříve se jednalo o 4 až 5 dní. Nyní už ani nevíme, jak bychom to dělali jinak,“ zdůrazňuje Mísař.

Flexibilní možnosti při koronakrizi

QI se projevilo také jako podpora při pandemii koronaviru. „Výrazně více ho používáme na vzdálené přístupy. Myslím, že situace prohloubila nutnost mít podobný systém. Zjistili jsme, že spoustu věcí lze dělat jinak a nemusíme u toho sedět v kanceláři,“ říká Kovář. Změnil se například postup při zpracování faktur. „Původní schvalovací kolečko bylo realizováno fyzickým předáváním dokumentů z oddělení na oddělení. Nyní večer doma odsouhlasím v QI faktury a účetní je ráno mají připravené k proplacení,“ popisuje Kovář a dodává, že přes vzdálený přístup NEKO KLIMA řeší i ostatní procesy. Dalším benefitem je přehled o firmě odkudkoli.

„Mohu jen těžko posoudit konkrétní přínosy QI. Pokud něco funguje, bere se to jako samozřejmost. V každém případě je tento systém důležitou součástí naší firmy.“ (Petr Mísař)

Možnost vzdáleného přístupu se osvědčila i mimo souvislost s koronakrizí. „Zaměstnanci při výjezdu zadávají potřebné údaje do systému přímo v terénu. Zároveň mohou hned jednat: odsouhlasovat faktury, zařizovat objednávky nebo dohledávat potřebné informace,“ doplňuje Mísař.

Klíčové přínosy řešení v QI

  • Informační provázání celé společnosti
  • Pořádek ve firemních procesech díky jejich propojení a návaznosti
  • Komplexní pohled na obchodní případ včetně celkového zjednodušení této agendy
  • Zpracování trojnásobného množství účetních dokladů s jediným zaměstnancem navíc
  • Dodržování zákaznických termínů
  • Zjednodušení i snížení zaměstnanecké administrativy
  • Přesná a vždy aktuální evidence cesťáků, docházky i dalších výkazů
  • Úspora tří dní při zpracování mezd
  • Usnadnění adaptace na situaci způsobenou koronavirovou pandemií
  • Přehled nad celou firmou odkudkoli
  • Podpora práce i vykazování v terénu

Rozsah řešení

  • Personalistika a docházka
  • Organizace a řízení
  • Procesy a workflow
  • DMS
  • Prodej a nákup
  • CRM a marketing
  • Sklady
  • Doprava
  • Správa nemovitostí
  • Finance
  • Účetnictví
  • Mzdy
  • Majetek
  • QI builder
  • E-komunikace
Hledáme nové kolegy. Mrkněte na volné pozice
This is default text for notification bar